Il sollecito di pagamento è la comunicazione con cui un’azienda ricorda a un cliente che una fattura è scaduta e ne richiede il saldo. È il primo passo, bonario, della gestione di un insoluto.
Precede la messa in mora e il recupero crediti e, nella maggior parte dei casi, basta da solo a farsi pagare.
Per essere efficace deve essere tempestivo, chiaro nei riferimenti alla fattura e nel nuovo termine di pagamento, e calibrato nel tono in base a quanti solleciti sono già stati inviati.
Un cliente che non paga alla scadenza non è per forza un cliente in cattiva fede: spesso è una dimenticanza, un problema amministrativo interno, una fattura finita nella casella sbagliata.
Proprio per questo il modo in cui scrivi il sollecito fa la differenza tra incassare in fretta senza rovinare il rapporto e trasformare un ritardo banale in un contenzioso. Vediamo come farlo bene, con tre modelli pronti da usare.
Cos’è il sollecito di pagamento?
Il sollecito di pagamento è una richiesta formale, ma non giudiziaria, con cui il creditore invita il debitore a saldare un importo dovuto e già scaduto. Nel linguaggio comune si parla anche di lettera di sollecito o promemoria di pagamento.
Non va confuso con la messa in mora, che è un atto più formale e produce effetti giuridici precisi. Il sollecito resta sul piano della relazione commerciale e serve a ottenere il pagamento mantenendo aperto il dialogo con il cliente.
È lo strumento che si usa per primo, prima di considerare qualsiasi via più dura, ed è anche quello che, se ben gestito, evita di doverle mai percorrere.
Quando inviare il primo sollecito di pagamento?
La tempestività è la variabile che incide di più sull’esito. Un credito sollecitato pochi giorni dopo la scadenza si incassa molto più facilmente di uno lasciato invecchiare per mesi, perché più tempo passa più il credito perde priorità agli occhi del cliente e più aumenta il rischio che la sua situazione finanziaria peggiori.
Una progressione che funziona nella pratica:
- primo sollecito, cordiale, entro 3-7 giorni dalla scadenza;
- secondo sollecito, più fermo, dopo altri 10-15 giorni di silenzio;
- sollecito finale, che annuncia le vie formali, prima di passare alla messa in mora.
Questo ritmo comunica al cliente che l’azienda presidia i propri crediti con metodo e scoraggia i pagatori abituati a rimandare.
Un presidio strutturato dei ritardi è parte integrante di una buona gestione: ne parliamo in come gestire i ritardi nei pagamenti dei clienti e incassare più velocemente.
Come scrivere un sollecito di pagamento efficace?
Un sollecito efficace è breve, preciso e privo di ambiguità. Chi lo legge deve capire in dieci secondi di quale fattura si parla, quanto deve, entro quando deve pagare e come.
Gli elementi che non possono mancare sono:
- i dati identificativi della fattura (numero e data),
- l’importo dovuto,
- la data di scadenza già superata,
- un nuovo termine chiaro entro cui saldare,
- le coordinate per il pagamento,
- un riferimento a cui rispondere.
Aggiungi sempre un tono coerente con la fase: il primo sollecito presume la buona fede (“probabilmente si tratta di una svista”), i successivi diventano progressivamente più netti.
Due consigli pratici:
- Il primo riguarda l’oggetto dell’email: dev’essere immediato e contenere il numero di fattura, così il cliente ritrova subito il documento (funzionano formule come “”Sollecito fattura n. 128 scaduta” oppure “Verifica contabile fattura n. [numero]”).
- Il secondo riguarda il canale: per i primi solleciti l’email è perfetta, ma dal sollecito fermo in poi conviene usare la PEC o la raccomandata A/R, perché attribuiscono una data certa alla richiesta. È un dettaglio che pesa e se in seguito dovessi procedere legalmente, aver documentato le tue richieste rafforza la tua posizione.
Sul piano economico, ricorda che nelle transazioni commerciali tra imprese gli interessi di mora decorrono in automatico dal giorno successivo alla scadenza, senza bisogno di costituzione in mora (D.Lgs. 231/2002), insieme a un forfait di 40 euro a copertura dei costi di recupero.
Puoi menzionarli già nel sollecito, anche solo per ricordarne l’esistenza, oppure riservarli alle fasi successive per non irrigidire subito il rapporto con un cliente che vuoi mantenere.
Fac-simile di sollecito di pagamento
Qui trovi tre modelli pronti, uno per ciascuna fase. Sostituisci i campi tra parentesi con i tuoi dati.
1. Primo sollecito con tono cordiale
Oggetto: Promemoria fattura n. [numero] del [data]
Gentile [Nome cliente],
le scriviamo per segnalarle che la fattura n. [numero] del [data], di importo pari a [€ importo], risulta scaduta il [data scadenza] e non ancora saldata.
Immaginiamo si tratti di una semplice svista. Le saremmo grati se volesse provvedere al pagamento entro il [nuovo termine] tramite bonifico alle seguenti coordinate: [IBAN].
Se il pagamento fosse già stato effettuato, la preghiamo di considerare questa comunicazione come non avvenuta e, se possibile, di inviarci la contabile.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento. Cordiali saluti, [Nome e riferimenti]
2. Secondo sollecito con tono fermo
Oggetto: Sollecito di pagamento – fattura n. [numero] scaduta
Gentile [Nome cliente],
nonostante il precedente promemoria del [data], non risulta ancora pervenuto il pagamento della fattura n. [numero] del [data], di importo pari a [€ importo], scaduta ormai da [numero] giorni.
La invitiamo a saldare l’importo dovuto entro e non oltre il [nuovo termine]. Le ricordiamo che, in assenza di pagamento, sul credito maturano gli interessi di mora previsti dal D.Lgs. 231/2002.
Confidiamo in un suo sollecito riscontro per evitare ulteriori azioni. Cordiali saluti, [Nome e riferimenti]
3. Sollecito finale prima delle vie formali
Oggetto: Ultimo sollecito prima di azioni di recupero – fattura n. [numero]
Gentile [Nome cliente],
a fronte dei nostri precedenti solleciti, la fattura n. [numero] del [data], di importo pari a [€ importo], risulta tuttora insoluta.
Con la presente la invitiamo formalmente a saldare l’intero importo, maggiorato degli interessi di mora e del rimborso forfettario dei costi di recupero, entro e non oltre il [termine perentorio].
In mancanza di pagamento entro tale data, ci vedremo costretti ad attivare le procedure di recupero del credito nelle sedi opportune, con addebito delle relative spese.
Cordiali saluti, [Nome e riferimenti]
Un’accortezza sul terzo modello: ti consigliamo di inviarlo via PEC o raccomandata A/R, perché è il documento che segna il confine tra la fase bonaria e quella formale.
Cosa fare se il sollecito non funziona?
Quando anche il sollecito finale resta senza risposta, la fase bonaria è conclusa e serve passare a strumenti con effetti giuridici. Il passaggio successivo è la messa in mora formale, seguita, se necessario, dal recupero vero e proprio.
A questo punto molte aziende scelgono di affidarsi a un partner specializzato, perché gestire il recupero internamente sottrae tempo e raramente porta risultati migliori.
La via più efficiente resta il recupero crediti stragiudiziale, che punta a far rientrare il credito senza ricorrere subito al tribunale, preservando per quanto possibile il rapporto commerciale.
Solo quando questa strada non basta si valuta il passaggio alla fase giudiziale e quando conviene davvero lo approfondiamo nell’articolo sul recupero giudiziale del credito.
Il modo migliore di gestire un insoluto, però, resta non arrivarci
Valutare l’affidabilità del cliente prima di concedere credito e definire condizioni di pagamento coerenti con il suo profilo riduce drasticamente il numero di solleciti che dovrai mai scrivere.
È qui che entra in gioco la prevenzione, ed è qui che Pouey International affianca le aziende con informazioni commerciali aggiornate, valutazione dell’affidabilità dei clienti e gestione del recupero crediti, per proteggere la liquidità prima che un ritardo diventi una perdita.
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Domande frequenti
- Si possono chiedere gli interessi di mora nel sollecito di pagamento?
Sì. Nelle transazioni commerciali tra imprese (B2B) gli interessi di mora decorrono in automatico dal giorno successivo alla scadenza della fattura, senza bisogno di una messa in mora formale (D.Lgs. 231/2002). Puoi quindi indicarli già nel sollecito, insieme al forfait di 40 euro previsto per i costi di recupero. Molte aziende scelgono però di non applicarli nei primi solleciti, per non incrinare il rapporto con un cliente che si vuole mantenere.
- Dopo quanti giorni di ritardo conviene inviare il sollecito?
Il primo sollecito, cordiale, può partire già entro 3-7 giorni dalla scadenza: è spesso sufficiente perché si tratta di una semplice dimenticanza. Più passa il tempo, più il credito diventa difficile da incassare, quindi la tempestività è la variabile che incide di più sul risultato.
- Cosa scrivere nell’oggetto di un sollecito via email?
L’oggetto deve essere chiaro e immediato, senza toni aggressivi al primo invio. Funzionano formule come “Promemoria fattura n. [numero] in scadenza” per il primo sollecito, e “Sollecito di pagamento – fattura n. [numero] scaduta” per quelli successivi. Indicare sempre il numero della fattura aiuta il cliente a ritrovarla subito e velocizza il pagamento.
- Il sollecito di pagamento ha valore legale?
Il sollecito in sé è uno strumento bonario, non un atto giudiziario. Acquista però rilevanza se inviato via PEC o raccomandata A/R, perché attribuisce una data certa alla richiesta: un elemento utile se in seguito si dovesse procedere con la messa in mora formale o con il recupero del credito.
25.07.2026
